Wiele firm traktuje KSeF w bardzo prosty sposób: trzeba uruchomić system, więc trzeba dobrać narzędzie. Na pierwszy rzut oka to logiczne. Problem w tym, że w praktyce takie podejście nieczęsto przynosi zamierzone rezultaty.
Zmienia się narzędzie, ale nie zmienia się sposób pracy.
W efekcie faktury nadal krążą między członkami zespołu, ktoś je sprawdza, ktoś przesuwa na później, ktoś uzupełnia dane manualnie. System funkcjonuje, ale nie eliminuje największego problemu – niespójności procedur. Z czasem narasta rozczarowanie, bo zamiast uproszczenia mamy tylko kolejne narzędzie w firmie.
Często dopiero dokładne przeanalizowanie ujawnia, jak wygląda rzeczywisty obieg dokumentów. Okazuje się, że jedna faktura potrafi przejść przez kilka osób, zanim trafi do księgowości. W międzyczasie dane są przepisywane, korygowane, czasem powielane. To właśnie te etapy generują zwłoki i błędy, a nie brak narzędzia.
Dlatego samo implementacja rozwiązania takiego jak Program do fakturowania Ministerstwo Finansów nie wystarczy, jeśli nie towarzyszy temu zmiana sposobu działania. Dopiero usprawnienie procesu umożliwia w pełni wykorzystać realny potencjał narzędzia. W dobrze zorganizowanym modelu dokument pojawia się w systemie, dane są automatycznie odczytywane i kierowane są do właściwych etapów bez udziału kilku osób.
Różnica nie polega więc na samym programie, ale na tym, czy firma ma świadomość, co chce z nim osiągnąć.
W praktyce oznacza to jedno – KSeF nie naprawia chaosu. On go tylko eskaluje. Jeśli proces jest niespójny, problemy będą narastać szybciej. Jeśli natomiast zostanie uporządkowany, system zaczyna realnie wspierać zespół i zapewnia stabilność w pracy z dokumentami.
To właśnie ten moment przesądza o tym, czy wdrożenie będzie tylko obowiązkiem, czy faktyczną zmianą jakości pracy.
